INDUCCIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO

JUSTIFICACIÓN

Si bien el proceso de selección de personal se constituye en una herramienta
fundamental para contribuir al éxito en el desempeño de un empleado, en si mismo no
es suficiente para garantizar la adaptación de la persona al cargo y el logro de resultados
en un corto plazo. Es así como la Inducción se constituye en un proceso necesario para
maximizar las potencialidades que el nuevo empleado puede desarrollar.

La finalidad de la Inducción es brindar información general, amplia y suficiente que
permita la ubicación del empleado y de su rol dentro de la organización para fortalecer
su sentido de pertenencia y la seguridad para realizar su trabajo de manera autónoma.
Hablamos de dos tipos de Inducción:

La primera a nivel Institucional, comprende toda la información general, que permite al
empleado conocer la Misión, el Proyecto organizacional, la Historia, Estructura,
Normatividad y Beneficios que ofrece la organización a sus empleados. Esta es
responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos y se realiza con una frecuencia
mensual.

La segunda, denominada Inducción en el Puesto de Trabajo, hace referencia al proceso
de acomodación y adaptación, incluyendo aspectos relacionados con rutinas, ubicación
física, manejo de elementos, así como la información específica de la dependencia, su
misión y el manejo adecuado de las relaciones interpersonales en la organización.
Con relación a esta última, es responsabilidad del Jefe Inmediato llevar a cabo el
procedimiento que se describe a continuación.

PROCEDIMIENTO PARA LA INDUCCIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO

Para facilitar la ejecución de este proceso, anexo encontrará una lista de chequeo que le
permitirá por una parte definir las actividades que Usted considera necesario tener en
cuenta para la persona que ingresa, según el cargo que va a desempeñar. Por otra parte,
le permite controlar la realización de las actividades en un lapso apropiado.
La tabla se compone de los siguientes espacios:

Actividad: señala las tareas puntuales que recomendamos llevar a cabo. Al final cuenta
con espacios en blanco para incluir actividades adicionales.
Aplica / No aplica: permite seleccionar aquellas actividades que Usted considera
necesarias según el cargo.
Ejecutado: permite señalar las actividades realizadas y controlar las que están
pendientes.
Observaciones: espacio para incluir información pertinente, como persona responsable,
o fecha planeada de ejecución.
Teniendo en cuenta el período de prueba del nuevo empleado, recomendamos realizar
este proceso antes de su vencimiento.
Al finalizar el proceso de Inducción en el Puesto de Trabajo, solicitamos que la lista de
chequeo sea firmada por el empleado como constancia de su participación y enviada a la
Dirección de Recursos Humanos

El proceso de inducción del personal.

A cada empleado de nuevo ingreso se le proporcionará un Manual de Bienvenida.
En virtud de que las experiencias iniciales que vive un trabajador en la institución van a influir en su rendimiento y adaptación; es de suma importancia considerar al proceso de inducción y generar en el individuo un sentimiento de pertenencia y orgullo, por medio de cursos que deberá tomar sobre identidad universitaria.

El personal se mantendrá en programas de educación continua en donde se le preparará para conocer sobre identidad universitaria, sobre los planes, e información específica del espacio en el que labora, sobre la organización, políticas de personal, condiciones de contratación, plan de carreras, evaluación del desempeño. .

1. Actividades de Inducción.

Reunión con el personal de nuevo ingreso (mesa redonda) el día de su contratación, primer día de trabajo.
Información y explicación amplia sobre el contenido del manual de bienvenida que debe contener los siguientes apartados:
Historia de la universidad
El plan rector de desarrollo institucional
Sus objetivos, políticas y estrategias generales
Horarios, días de pago, etc.
Servicios que presta al estudiantado y a la comunidad
Estructura organizacional
Políticas de personal
Prestaciones
Ubicación de servicios: consultorio médico, Dirección de Recursos Humanos, etc.
Reglamentación universitaria
Pequeño plano de las instalaciones
Información general, que pueda representar interés al nuevo empleado.
Posteriormente se realizarán las siguientes actividades de retroalimentación:
Evaluación (mediante cuestionario elaborado ex profeso para investigar la información que el personal pudo retener en la sesión recibida).
Visita a las dependencias, a fin de que los nuevos empleados se familiaricen con la disposición física de los locales.
Presentación ante los representantes sindicales, en su caso.
Presentación con parte de la organización especialmente con aquellas dependencias con las cuales se tendrá contacto o relaciones.
Información presentada por el Director del área, jefe de departamento, sección, y/o supervisor de área.
Presentación del nuevo elemento a los demás integrantes de la dependencia; de ser posible se recomienda nombrar a alguien que le auxilie en los detalles que sean necesarios para conocer más a fondo su trabajo inicial.
Información acerca de los detalles propios para la elaboración del trabajo y que refuercen o amplíen lo visto en la sesión de bienvenida.
Llenado del listado de verificación.
Entrevista de ajuste (al vencimiento de su primer contrato o a un cierto plazo), será efectuada por el jefe de sección o departamento al que pertenece y a la vez por el encargado de la Dirección de Recursos Humanos, con la finalidad de conocer si los procesos de selección y adaptación han sido adecuados, o bien a fin de localizar las desviaciones.

2. Objetivos de la inducción.

Con el proceso de inducción se busca:
Ayudar a los nuevos empleados de la institución, a conocerse y auxiliarlos para tener un comienzo productivo.
Establecer actitudes favorables de los nuevos empleados hacia la institución, su políticas y su personal.
Ayudar a los nuevos empleados a introducir un sentimiento de pertenencia y aceptación para generar entusiasmo y una alta moral.
El proceso de inducción se hace necesario porque el trabajador debe ser adaptado lo más rápido posible al nuevo ambiente de trabajo.
3. Etapas de la inducción.
El proceso de inducción incluye tres etapas que consideran la inducción a la universidad de personal, la inducción a la dependencia en el puesto particular correspondiente y la socialización organizacional.

a) Introducción a la universidad.

Aparte de la enseñanza técnica que se le debe brindar al nuevo trabajador, corresponde a la Dirección de Recursos Humanos darle información sobre aspectos generales, tales como:
Historia de la institución.
Políticas generales de personal.
Indicaciones sobre disciplina, es decir, lo que debe hacer y lo que debe evitar.
Prestaciones a las que tiene derecho, como: caja de ahorros, despensa, viáticos, deportes, promociones, etc.

b) Introducción al puesto.

Otra etapa del proceso de inducción se refiere a la introducción al puesto, la inducción incluye orientación general a todo el ambiente de trabajo. Se recomienda lo siguiente:
Que el nuevo trabajador sea personalmente llevado y presentado con el que habrá de ser su jefe inmediato.
El jefe inmediato a su vez debe presentarlo con sus compañeros de trabajo.
El jefe explicar en que consistir el trabajo, para ello se auxiliar de la descripción del puesto, entregándole una copia para que la lea con detalle.
Debe mostrarle los sitios generales como son: lugar de cobro, de abastecimiento de material, cafetería, etc.
La inducción es importante considerarla ya que cuando se selecciona y contrata a uno de los aspirantes a ocupar un puesto dentro de la universidad, es necesario no perder de vista el hecho de que una nueva personalidad va a agregarse a ella. El nuevo trabajador va a encontrarse de pronto inmerso en un medio desconocido, con normas, políticas, procedimientos y costumbres extraños para él. El desconocimiento de todo ello puede afectar en forma negativa su eficiencia así como su satisfacción. Entonces, la propia institución debe preocuparse por informar al respecto a todos los nuevos elementos, y establecer planes y programas cuyo objeto será acelerar la integración del individuo, en el menor tiempo posible, al puesto, al jefe, al grupo de trabajo y a la universidad en general.

D. Identidad universitaria.

A medida que nuevos empleados ingresan en la universidad, se hace necesario que sean integrados a sus puestos. El concepto de identidad universitaria o socialización organizacional, enfoca la interacción entre el sistema social estable y los nuevos miembros que ingresan. Se refiere a los procesos por los cuales un nuevo miembro aprende el sistema de valores, las normas y los patrones de comportamiento requeridos por la sociedad, por la universidad o por la dependencia a la cual ingresa. Este aprendizaje específico es el precio de pertenecer a ella.
Generalmente, los valores, las normas y los patrones de comportamiento que necesitan ser aprendidos a través de la identidad universitaria son:
La misión, los objetivos básicos de la universidad, así como los objetivos particulares de la dependencia en la que esté adscrito.
Las estrategias básicas a través de las cuales se alcanzarán los objetivos
Las responsabilidades básicas de cada empleado en el puesto que se le adjudica en la universidad;
Los patrones de comportamiento requeridos para el desempeño eficaz del puesto; y
Las políticas o principios que aseguren el mantenimiento de la identidad e integridad de la universidad.
El grado en que el nuevo empleado debe aprender esos valores, objetivos, políticas, estrategias, y patrones de comportamiento depende del grado de socialización exigido por la institución.
Algunas veces, la socialización organizacional exige una fase destructiva o descongeladora de los valores o patrones de comportamiento previamente aprendidos por el nuevo empleado en organizaciones anteriores. Otras veces, el proceso de socialización tan sólo involucra la reafirmación de algunas normas a través de varios canales de comunicación existentes en la universidad a lo largo del tiempo y de instrucciones directas obtenidas de los superiores e instructores. Generalmente, al proceso de socialización organizacional se le denomina como programa de integración de nuevos empleados.
La identidad universitaria es un proceso que trata de crear un ambiente de trabajo receptivo y agradable y consta de lo siguiente:
Desde la entrevista de selección con el jefe inmediato al aspirante se le dará a conocer de manera general el ambiente de trabajo, la cultura predominante en la institución, sus compañeros de trabajo, las actividades a desarrolladas y las pendientes a desarrollar, los desafíos del puesto y las recompensas, el estilo de dirección, etc.
Al ingresar a su trabajo el nuevo empleado, se le asignarán tareas que impliquen desafío y que sean retadoras para que con la experiencia pueda lograr el éxito en la institución. Se busca que al asignar tareas gradualmente más complejas y exigentes, los nuevos empleados se hallen más capacitados para desempeñar tareas futuras con más éxito.

Inducción De Personal
Concepto: Consiste en la orientación, ubicación y supervisión que se efectúa a los trabajadores de reciente ingreso (puede aplicarse asimismo a las transferencias de personal), durante el período de desempeño inicial ("periodo de prueba").
Importancia: Los programas de inducción en las empresas son de suma importancia porque ayudan al nuevo trabajador a su adaptación en la misma. Disminuye la gran tensión y nerviosismo que lleva consigo el nuevo trabajador, ya que tiende a experimentar sentimientos de soledad e inseguridad.
Objetivos: El objetivo principal de la inducción es brindar al trabajador una efectiva orientación general sobre las funciones que desempeñará, los fines o razón social de la empresa y organización y la estructura de ésta. La orientación debe perseguir estimular al nuevo empleado para que pueda integrarse sin obstáculos al grupo de trabajo de la organización. Exige, pues, la recepción favorable de los compañeros de labores que pueda lograrse una coordinación armónica de la fuerza de trabajo.
Es de hacer notar que la inducción por lo general es una actividad dirigida al nuevo personal que ingresa a la organización. No obstante los nuevos trabajadores no son los únicos destinatarios de éstos programas, también debe dársele a todo el personal que se encuentre en una situación total o parcialmente desconocida para ellos, como por ejemplo el personal que ha sido transferido a diferentes posiciones dentro de la organización y para quienes ascienden a otros puestos. La responsabilidad de llevar a cabo el proceso de inducción y orientación puede corresponder tanto al supervisor como al jefe de personal.
Todo programa de inducción debe comprender la siguiente información de manera general:
Información sobre la empresa/ organismo:
Misión y Visión.
Historia
Actividad que desarrolla. Posición que ocupa en el mercado.
Filosofía – Objetivos.
Organigrama General
Disciplina Interior:
Reglamentos de régimen interior (identificación para control de entrada y salida de personal, de vehículos, de uso de las instalaciones)
Derechos y Deberes.
Premios y sanciones. Disciplina.
Ascensos.
Comunicaciones/ personal:
Fuerza laboral (obreros – empleados).
Cuadros directivos.
Representantes del personal.
Subordinados.
Compañeros.
Servicios y ventajas sociales (beneficios socio-económicos) que brinda.
En cuanto al cargo específico que va a desempeñar el trabajador es preciso resaltar la siguiente información:
Explicación de las actividades a su cargo y su relación con los objetivos de la empresa.
Retribución (sueldo, categoría, nivel, rango, clasificación) posibilidades de progreso.
Rendimiento exigible: Información sobre medidas a aplicar sobre rendimiento en el cargo.
Información sobre las funciones que cumple la Unidad a la cual está adscrito.
Seguridad, normas, reglamentos y funciones que debe cumplir para preservar su seguridad personal y la del resto del personal.